De transitie naar het nieuwe pensioenstelsel. Het staat toch echt te gebeuren de komende periode. De eerste fondsen gaan over per 1 januari 2025. Er zijn transitieplannen geschreven van tientallen tot honderden pagina’s. Daarnaast zijn ongekend veel artikelen en inzichten gedeeld door specialisten in de interne organisatie en buitenwereld. Tegelijkertijd voelt het voor veel pensioenuitvoerders nog aan als een onderwerp voor de toekomst. Niet zo gek ook gezien er nog geen praktijkervaring is om te delen. Wat valt uiteindelijk mee en waar zitten de echte uitdagingen die nog niet voorzien zijn. Vanuit Hyfen nemen we je in dit artikel graag mee in een aantal aandachtspunten gericht op de interne organisatie en het delen van de laatste kennis en inzichten.
Grote toename benodigde analyses, beleid en documentatie
Voor de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel worden veel analyses gemaakt van de nieuwe situatie ten opzichte van de huidige situatie. Hoe dienen de ‘gaps’ tussen die twee ingevuld te gaan worden. Beleid en processen zullen aangepast worden. Voor veel uitvoerders geldt bovendien dat er ook in het applicatielandschap flinke veranderingen worden doorgevoerd. Links of rechtsom ontkom je er als pensioenuitvoerder niet aan om veel nieuwe documentatie op te stellen. Of bestaande documenten aan te passen naar de nieuwe werkelijkheid, voor zowel de transitieperiode als de uiteindelijke situatie.
Dit is een belangrijke taak waarbij nauwkeurigheid en aandacht voor detail essentieel zijn. Elk document moet worden geëvalueerd op relevantie voor het nieuwe stelsel en waar nodig aangepast. De onderlinge verbanden tussen documenten maken deze exercitie aanvullend complex. Dit betekent dat pensioenuitvoerders moeten investeren in kennisontwikkeling en training van hun medewerkers, zodat zij in staat zijn de veranderingen te implementeren en te communiceren naar de deelnemers. Het is ook een kans om processen te stroomlijnen en verder te digitaliseren. Op de lange termijn zal dit leiden tot efficiëntere werkstromen.
Van elkaar leren
De transitie van de eerste fondsen die overgaan naar het nieuwe stelsel zal waardevolle inzichten bieden. Hoe wordt wet- en regelgeving geïnterpreteerd en hoe kijken de toezichthouders naar de keuzes die deze fondsen en hun uitvoerders maken. Het is belangrijk dat deze ‘lessons learned’ actief worden gedeeld en toegepast binnen de gehele sector. Dit vraagt om een cultuur van continue verbetering en samenwerking door het gehele pensioenecosysteem. Door ervaringen uit te wisselen en best practices te adopteren, kunnen pensioenuitvoerders elkaar helpen om de transitie zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Juist tijdens de transitieperiode is het belangrijk dat de kwaliteit van dienstverlening van een hoog niveau is en blijft.
Ondersteuning van deelnemers
Deelnemers staan centraal in de pensioentransitie. Als pensioenuitvoerder ontkom je er niet aan om hen te ondersteunen met duidelijke, actuele en correcte informatie. In de praktijk zal dit betekenen dat pensioenuitvoerders moeten investeren in effectieve communicatiekanalen en -middelen, zoals websites, (nieuws)brieven en gepersonaliseerde communicatie. Het doel is om deelnemers te helpen aan de kennis die ze nodig hebben om geïnformeerde beslissingen te nemen over hun pensioen.
Beheersen van kosten
De transitie brengt onvermijdelijk extra kosten met zich mee. Hoe bewaak je de balans tussen het zo goed mogelijk willen ondersteunen van deelnemers terwijl je tegelijkertijd scherp dient te zijn op de extra uitvoeringskosten voor de transitie. Het is daarom belangrijk om strategieën te ontwikkelen die deze kosten beheersen. Dit kan bijvoorbeeld door het automatiseren van processen, het centraliseren van diensten en het slim inzetten van technologie. Door kostenbewust te zijn en slim te investeren, kunnen pensioenuitvoerders de financiële impact van de transitie minimaliseren.
Toename van communicatie met deelnemers
Een grote vraag zal zijn hoe pensioenuitvoerders omgaan met de toename van deelnemer communicatie. De verwachtingen op dit vlak lopen vooralsnog flink uiteen waarbij sommige partijen vijf tot tien keer meer communicatie verwachten. Dit betekent dat er voldoende capaciteit moet zijn om vragen te beantwoorden en dat er gebruikgemaakt moet worden van diverse communicatiemiddelen om de boodschap over te brengen. Het is belangrijk om een balans te vinden tussen persoonlijk contact en digitale communicatie, zodat deelnemers zich gehoord en begrepen voelen.
Wat kunnen we vandaag al opzetten
Hoewel de transitie voor sommigen nog als ver weg kan voelen, is het belangrijk om nu al actie te ondernemen. Het opstellen van een gedetailleerd transitieplan en het beginnen met de implementatie van veranderingen helpt om later niet in het nauw te komen. Het is essentieel om een gevoel van urgentie te creëren binnen de organisatie, zodat iedereen zich bewust is van de noodzaak om tijdig en adequaat te handelen. Vanuit Hyfen verwachten we dat de verdere digitalisering van processen en communicatie in combinatie met slimme tooling het verschil kan maken.
Over hoe we dit in de praktijk gaan brengen en wat de mogelijkheden zijn snel meer!