De module Levensbewijzen is live
Het opvragen en verwerken van attestaties de vita is een steeds terugkerend proces waar veel (administratieve) handelingen voor nodig zijn en bovendien fraudegevoelig is. Daarom hebben we hier een oplossing voor ontwikkeld. Met de module Levensbewijzen van Hyfen kunnen deelnemers via een zeer klantvriendelijke klantreis hun bewijs van leven digitaal aanleveren via een eenvoudige mobiele app. Voor jou als pensioenuitvoerder is de fraudegevoeligheid verleden tijd en verloopt het opvragen en verwerken sneller en soepeler dan ooit. Dat dit geen papieren tijger is blijkt uit de positieve ervaringen uit verschillende pilots met pensioenuitvoerders en de grote livegang bij bpfBouw. Naast deze ervaringen vertellen wij graag alles over het proces en hoe de module dit vergemakkelijkt.
Huidig proces attestatie de vita
Deelnemers die in het buitenland wonen en een pensioenuitkering krijgen, moeten ieder jaar een attestatie de vita aanleveren. Dit is voor pensioenuitvoerders het bewijs dat de desbetreffende persoon nog in leven is.
Het aanleveren van de attestatie de vita kost de deelnemer tijd, moeite en geld. Hij of zij moet documenten aanleveren bij de lokale autoriteiten. De documenten worden hier gecheckt, gestempeld en verstuurd. In de meeste landen kost dit geld. Het aanvragen van een attestatie de vita kan in een ambassade of consulaat, en bij een notaris of een bevoegde lokale instantie. Helaas is dit proces ook fraudegevoelig en dat blijkt uit gevallen dat een pensioengerechtigde 130 jaar bleek te zijn of jaren te lang uitgekeerd was ondanks dat er netjes levensbewijzen waren verstrekt. Pensioenuitvoerders geven ons bovendien aan dat onterecht betaalde uitkeringen meestal niet of lastig zijn terug te vorderen.
Toekomstproof proces met de module Levensbewijzen
Met de module Levensbewijzen kan iedere deelnemer in het buitenland de attestatie de vita digitaal, gratis en veilig aanleveren. We hebben het PensionLink Platform ontwikkeld waarop alle informatie overzichtelijk bij elkaar staat. Zo zie je als pensioenuitvoerder direct of iemand de attestatie de vita al heeft aangeleverd of dat nog moet doen. Als pensioenuitvoerder of verzekeraar kies je of je direct volledig geautomatiseerd aansluit of gebruik maakt van het PensionLink portaal en de ReadID Ready app.
Door dit digitaal te regelen, verminder je het aantal handmatige handelingen aanzienlijk. Dat geldt voor de deelnemer, maar ook voor jou als pensioenuitvoerder. Daarnaast is het stukken veiliger om deze persoonlijke documenten digitaal via ons platform te versturen dan via de post of mail. Bij volledig digitale verzending vervallen ook de hoge portokosten voor verzending van poststukken naar het buitenland. Met onze module worden de gegevens van de eindgebruiker beveiligd verstuurd en opgeslagen.
Positieve klantervaringen
De resultaten van de verschillende pilots met de Levensbewijze module zijn heel positief. Binnen 10 minuten na verzending van de mail kwamen de eerste levensbewijzen al binnen. Call centers kregen spontane bedankjes en positieve feedback op de gebruikersvriendelijkheid. Maar ook uitspraken als: “Is gratis, gaat snel en bespaart lange wachttijd aan lokaal overheidsloket” en “Dit geeft vertrouwen dat jullie zaken op orde hebben”. In een van de pilots gaf de review aan dat 100% van de app-gebruikers de app de volgende keer weer te willen gebruiken.
In februari is bpfBouw live gegaan met de digitale klantreis met de levensbewijzen app. Ruim 4.200 pensioengerechtigden in het buitenland kregen de mogelijkheid om hun levensbewijs digitaal aan te leveren, naast de traditionele weg. ‘Op dit moment heeft 1/3 van de respondenten gekozen voor digitale aanlevering en dat vinden wij voor een eerste keer een bemoedigend resultaat’, aldus directeur pensioenuitvoering APG Jan van der Laan.
100% veilig door continue monitoring
Alle modules van Hyfen zijn compliant en de processen zijn onderdeel van Hyfens ISAE 3402 beheersingsraamwerk en voldoen alle vereisten vanuit pensioen- en privacywetgeving. Om de beveiliging te garanderen, hebben we de beheersmaatregelen geautomatiseerd. Het systeem controleert iedere handeling via geautomatiseerde checks en controles. Zo zorgen we voor continue monitoring van de processen die een gebruiker doorloopt. Uiteraard doen we dit voor meerdere klanten tegelijk, waardoor we steeds kunnen waarborgen dat er nooit iets bij de verkeerde persoon terecht komt. Dit alles leggen we vast in audit-logs, zodat we kunnen aantonen dat ons platform net zo veilig werkt als we zeggen.
Deze werkwijze is een flinke verbetering en versnelling ten opzichte van het huidige proces. Deelnemers versturen hun levensbewijs nu per e-mail of per post. Dat is geen garantie dat het document veilig aankomt of dat de privacygevoelige informatie bij de juiste persoon terecht komt. Soms worden documenten naar het verkeerde mailadres verstuurd, of raakt een poststuk kwijt. Doordat wij continu checks uitvoeren, ben je er zeker van dat alleen de juiste personen de juiste informatie kunnen zien.
Koppel je systeem eenvoudig met de module
Bij Hyfen begrijpen we dat je niet zit te wachten op ellenlange implementatietrajecten. Daarom kun je jouw systeem eenvoudig koppelen aan de module Levensbewijzen. Heb je al een koppeling met onze Waardeoverdracht-module? Dan hoeven we de module Levensbewijzen alleen nog maar aan te zetten. Beide modules zijn namelijk toegankelijk binnen hetzelfde portaal. Ook is de geautomatiseerde koppeling op basis van API’s zo simpel mogelijk gemaakt.
Ook voor medewerkers en deelnemers is de omschakeling geen probleem. Zo hoeven ze geen extra inloggegevens aan te maken. We hebben volledige integratie met Single Sign-On. Dat betekent dat iedereen gewoon kan inloggen met zijn of haar bekende inlog en wachtwoord, want die gelden voor alle bestaande en toekomstige onderdelen van het platform. Naast deze systeemvoordelen hebben we generieke communicatie-templates beschikbaar, alsook voor iedere stap die buitenlandse pensioengerechtigden doorlopen in hun klantreis.
Digitale module biedt overzicht
Omdat het platform wordt gebruikt door zowel deelnemers als pensioenuitvoerders, verloopt de onderlinge communicatie stukken eenvoudiger dan in het oude proces. In de module is het proces inzichtelijk voor beide partijen: als er iets moet gebeuren, is dat direct te zien.
Als je de module Levensbewijzen gebruikt, kunnen deelnemers binnen 10 minuten aan de slag via de app via een QR-code. Vervolgens zien jouw medewerkers direct dat de attestatie de vita is binnengekomen. Oftewel: de informatieoverdracht is met onze module binnen enkele minuten geregeld. Je hebt geen last meer van de tijdrovende fases waarin documenten onderweg zijn of in behandeling zijn bij lokale autoriteiten. Doordat het proces via onze module zoveel sneller en eenvoudiger is, heb je als pensioenuitvoerder veel beter overzicht over wie het levensbewijs al heeft opgestuurd en wie nog niet.
Internationaal inzetbaar
Een product dat het proces van attestaties de vita digitaliseert, is bij uitstek geschikt voor de internationale markt. We merken dat ook internationale partijen zich willen aansluiten bij de module Levensbewijzen. Uiteraard is dat gewoon mogelijk. Zo maken we het proces niet alleen makkelijker voor Nederlanders in het buitenland, maar voor eindgebruikers uit allerlei landen.
De module Levensbewijzen was vorig jaar genomineerd voor een Innovation Award van de World Pension Summit. En daar zijn we best trots op. Wist je dat we deze internationale prijs eerder gewonnen hebben met Mijnwaardeoverdracht.nl.
Meer weten over de module Levensbewijzen van Hyfen?
Onze module Levensbewijzen vereenvoudigt een proces waar nu nog veel administratieve handelingen aan te pas komen. Niet alleen voor pensioenuitvoerders, maar ook voor deelnemers. Met de plug & play module kan je in 8 weken al live zijn. Om het keuzeproces goed te kunnen onderbouwen hebben we voor pensioenuitvoerders een handige Business Case calculator gemaakt. Zo kan je direct zien wat de investering in digitalisering oplevert. Wil je meer weten of sparren over de mogelijkheden?